Σημαντικές αλλαγές στον τρόπο εξυπηρέτησης πολιτών και επιχειρήσεων από το Δημόσιο και τους δήμους φέρνει η νέα εγκύκλιος του Υπουργείου Εσωτερικών για την εφαρμογή του άρθρου 3 του ν. 5293/2026, στο πλαίσιο της προσπάθειας δημιουργίας ενός «κράτους πιο φιλικού προς τον πολίτη».
Η νέα ρύθμιση επιχειρεί να περιορίσει μία από τις πιο διαχρονικές παθογένειες της δημόσιας διοίκησης: την υποχρέωση των πολιτών να συλλέγουν και να μεταφέρουν δικαιολογητικά από υπηρεσία σε υπηρεσία, ακόμη και όταν αυτά υπάρχουν ήδη σε δημόσια αρχεία.
Με το νέο πλαίσιο, οι πολίτες δεν θα χρειάζεται πλέον, σε πολλές περιπτώσεις, να προσκομίζουν πιστοποιητικά και βεβαιώσεις που τηρούνται ήδη σε υπηρεσίες του Δημοσίου, των ΟΤΑ ή άλλων Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου. Μέχρι να ολοκληρωθεί η πλήρης διασύνδεση των πληροφοριακών συστημάτων, θα μπορούν να τα αντικαθιστούν με υπεύθυνη δήλωση.
Η εγκύκλιος ξεκαθαρίζει ότι οι δημόσιες υπηρεσίες υποχρεούνται να αποδέχονται υπεύθυνες δηλώσεις αντί δικαιολογητικών που δεν μπορούν ακόμη να αναζητηθούν αυτόματα μέσω διαλειτουργικότητας. Στόχος είναι ο πολίτης να πάψει να λειτουργεί ως «μεταφορέας εγγράφων» ανάμεσα σε διαφορετικές δημόσιες υπηρεσίες.
Πώς θα λειτουργεί η νέα διαδικασία
Η διαδικασία διαφοροποιείται ανάλογα με το αν η διοικητική πράξη προκαλεί ή όχι οικονομική επιβάρυνση στο Δημόσιο ή στους δήμους.
Στις περιπτώσεις όπου δεν υπάρχει δημοσιονομική επιβάρυνση, η υπηρεσία θα πρέπει να εκδίδει άμεσα τη διοικητική πράξη με βάση την υπεύθυνη δήλωση του πολίτη. Στη συνέχεια, θα αναζητά αυτεπάγγελτα τα απαιτούμενα στοιχεία και θα ελέγχει την ακρίβεια της δήλωσης μέσα σε προθεσμία τριών μηνών.
Αντίθετα, όταν η πράξη συνεπάγεται οικονομική δαπάνη για το Δημόσιο, τους ΟΤΑ ή άλλο ΝΠΔΔ -όπως σε ορισμένες κοινωνικές παροχές ή οικονομικές ενισχύσεις- η υπηρεσία θα πρέπει πρώτα να πραγματοποιεί τον έλεγχο των δικαιολογητικών και να ολοκληρώνει τη διαδικασία εντός τριών μηνών από την υποβολή της αίτησης.
Με τον τρόπο αυτό επιχειρείται να επιτευχθεί ισορροπία ανάμεσα στη μείωση της γραφειοκρατίας και στη διασφάλιση της νομιμότητας και της προστασίας του δημόσιου χρήματος.
Αυστηρές ποινές για ψευδείς δηλώσεις
Η εγκύκλιος δίνει ιδιαίτερη έμφαση και στον έλεγχο της αξιοπιστίας των δηλώσεων, προβλέποντας αυστηρές κυρώσεις σε περιπτώσεις ψευδών ή ανακριβών στοιχείων.
Σε περίπτωση που διαπιστωθεί ψευδής υπεύθυνη δήλωση:
- ανακαλείται η διοικητική πράξη,
- επιβάλλονται πρόστιμα από 2.000 έως 50.000 ευρώ,
- καταλογίζονται τυχόν αχρεωστήτως καταβληθέντα ποσά,
- ενημερώνεται η Εισαγγελία για τη διερεύνηση ποινικών ευθυνών.
Παράλληλα, προβλέπεται η δημιουργία κεντρικού μητρώου ανακληθεισών διοικητικών πράξεων στη Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης, προκειμένου να καταγράφονται περιπτώσεις καταχρηστικής χρήσης της διαδικασίας.
Τι αλλάζει για τους δήμους
Η εγκύκλιος επηρεάζει άμεσα και την Τοπική Αυτοδιοίκηση, καθώς οι δήμοι καλούνται να προσαρμόσουν γρήγορα τις διοικητικές τους διαδικασίες.
Το Υπουργείο Εσωτερικών ζητά από τις υπηρεσίες των δήμων να εντοπίσουν άμεσα ποιες διαδικασίες μπορούν να ενταχθούν στο νέο πλαίσιο και να δημιουργήσουν πρότυπες υπεύθυνες δηλώσεις, διαθέσιμες τόσο ηλεκτρονικά όσο και σε έντυπη μορφή.
Παράλληλα, οι υπηρεσίες θα πρέπει να αναζητούν αυτεπάγγελτα τα απαραίτητα στοιχεία από άλλα δημόσια αρχεία, είτε μέσω διαλειτουργικότητας είτε μέσω ειδικών εφαρμογών αναζήτησης.
Η νέα διαδικασία αναμένεται να επηρεάσει σημαντικά υπηρεσίες καθημερινής επαφής με τους πολίτες, όπως:
- κοινωνικές παροχές,
- βεβαιώσεις,
- αδειοδοτήσεις,
- διοικητικές εγκρίσεις,
- διαδικασίες εξυπηρέτησης πολιτών και επιχειρήσεων.
Σύμφωνα με το Υπουργείο, στόχος είναι η μείωση της ταλαιπωρίας, η ταχύτερη διεκπεραίωση αιτημάτων και η αποσυμφόρηση των υπηρεσιών.
Το μεγάλο στοίχημα της ψηφιακής ετοιμότητας
Παρά τις αλλαγές, η επιτυχία του νέου συστήματος θα εξαρτηθεί σε μεγάλο βαθμό από την ψηφιακή ετοιμότητα των δημόσιων υπηρεσιών και των δήμων.
Η διαλειτουργικότητα των πληροφοριακών συστημάτων, η ταχύτητα πρόσβασης στα δημόσια αρχεία και η επάρκεια προσωπικού για τους απαραίτητους ελέγχους θεωρούνται κρίσιμοι παράγοντες για την ομαλή εφαρμογή του μέτρου.
Η εγκύκλιος επισημαίνει επίσης ότι τυχόν άρνηση εφαρμογής της νέας διαδικασίας από αρμόδιους υπαλλήλους μπορεί να συνιστά πειθαρχικό παράπτωμα, στέλνοντας σαφές μήνυμα για υποχρεωτική συμμόρφωση των υπηρεσιών.
Τέλος, διευκρινίζεται ότι η δυνατότητα χρήσης υπεύθυνων δηλώσεων ισχύει ήδη από τη δημοσίευση του νόμου, στις 7 Απριλίου 2026, ανεξάρτητα από την έναρξη λειτουργίας του νέου μητρώου, η οποία έχει προγραμματιστεί για την 1η Ιουνίου 2026.
